GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

La información es un elemento clave y fundamental para el buen funcionamiento de una empresa, su buen manejo y utilización es determinante  para lograr los objetivos planteados, pues de esto depende el éxito o fracaso del negocio.

Para cumplir con la estrategia  las empresas deben garantizar que la información el acceso a la información ágil, y que esta sea realemente relevante, de buena calidad, objetiva, completa y aplicable, se encuentre actualizada.  Además que los canales de comunicación sean los adecuados para que la información no se distorsione y llegue a todas las áreas en el momento oportuno.

La gestión de la información en Bancolombia, se maneja desde cuatro roles que deben estar asignados en todas las áreas del Banco y son:

• Consejo de Gobierno de Información: es el grupo responsable por supervisar el cumplimiento de políticas, estándares y lineamientos de gobierno de información, así como la implementación y operación de las funciones del gobierno, para asegurar la calidad y usabilidad de los datos. El CGI será establecido para tomar decisiones estratégicas relacionadas con la alineación del gobierno de información con la visión y políticas corporativa, aprobación de dueños de información y en general ratificar las decisiones y lineamientos relacionados con el gobierno de información.

• El Líder de Gobierno y Gestión de la Información es el responsable del desarrollo de un programa de gobierno y gestión de la información, acorde a las necesidades de la organización y con foco en la eficiencia en costos de procesos y operaciones, que proporcione las políticas, estándares, procesos y controles requeridos para hacer viable la administración y gestión de la información (estructurada y no estructurada) de manera corporativa, para asegurar el mejoramiento en la disponibilidad, calidad, integridad, oportunidad, confiabilidad y efectividad de la información.

• Los Dueños de información son los líderes que velan por la calidad, seguridad y privacidad de la información estructurada y no estructurada. Son los que definen los conceptos de negocio y participan en las actividades relacionadas con la administración de la información originada dentro de sus respectivas líneas de negocio, lo que implica la clasificación de la información apropiadamente, así como velar por la implementación de actividades de control y dar los lineamientos para la asignación de acceso a la información.

• Los Custodios son personas o áreas que son nombradas responsables por la guarda, calidad, seguridad y administración de acceso a la información, en nombre del “Dueño de Información”. 

De igual manera, Bancolombia cuenta con varias plataformas tecnológicas que permiten tener a la mano la información necesaria y actualizada de sus clientes y colaboradores. Una de estas es el SAP, herramienta que viene utilizando desde hace aproximadamente dos años y en la que se encuentra almacenada información que es utilizada por todas las áreas del Banco, del cual su actualización es centralizada por el CAM (Centro de datos maestros). Cuenta también con Adminfo, Sharepoint, AS400, entre otros.

Por otro lado, la Organización tiene medios de información de actualidad financiera para sus colaboradores, entre ellos la Intranet. Pero también:

• Revista en familia: Publicación bimestral dirigida a las familias de los colaboradores del Grupo Bancolombia.
• Entre líneas: Boletín de publicación bimestral dirigido a los Corresponsales no bancarios con información que contribuye a consolidar la cultura organizacional.
• Carteleras corporativas: Medio impreso que busca informales a los empleados de las distintas sedes las noticias corporativas más relevantes, las campañas internas que se están desarrollando y la información comercial.
• Inform@te: Es un medio de comunicación vivo y dinámico, en el que los colaboradores encuentran a cada instante la información que necesitan para desempeñar su trabajo, las actividades programadas para ellos y las noticias del Grupo Bancolombia.
• Punto único de información: Sitio alojado en la Intranet que busca mantener a los equipos comerciales actualizados frente a los temas del negocio, las recomendaciones para una excelente gestión y las últimas circulares y regulaciones.
• Contexto: Es un medio de publicación mensual, dirigido a miembros de la Junta Directiva de Bancolombia, con noticias de alto impacto para el  negocio como procesos, avances, logros, cifras, resultados de servicio, reconocimientos, entre otros.
• Sitio de Jefes: Espacio alojado en la Intranet que busca entregarles a los Jefes información de actualidad, temas corporativos  y contenido editorial especifico, con el fin de contribuir a su gestión desde la comunicación. Sirve como insumo para trabajar con sus equipos en los Círculos de comunicación. 

A nivel externo, el Banco ofrece a sus clientes varios sistemas de información que pone a disposición de sus clientes y público en general, entre ellos la Sucursal virtual, Bancolombia App, Sucursal telefónica y también medios como:

• Novedades Baca, personas y Pyme: Boletín de publicación mensual. Es un canal de comunicación con nuestros clientes de la Banca Personas y Pymes y busca difundir las novedades de los productos y servicios.
• Sala de prensa: Sitio alojado en la página web en donde se encuentra información corporativa, que busca informar y formar a la opinión pública sobre las actividades que adelanta el Grupo Bancolombia, su compromiso con el desarrollo del país, así como sus productos y servicios.
• Capital Inteligente: Revista de publicación trimestral, cuyo objetivo es la transferencia de conocimiento, dirigida a clientes de la Banca Empresas y Gobierno, con artículos de interés sobre temas económicos y financieros.
• En comunidad: Esta publicación es bimestral y contiene toda la información eferente a la gestión de responsabilidad social corporativa. Registra la participación del Banco en las comunidades en las que tiene presencia, los programas que apoya y los protocolos a los que se ha adherido.
• Sinergia: Boletín trimestral dirigido a los Aliados estratégicos y proveedores, en el que se pretende mantener cercanía con ellos y mantenerlos al tanto de las transformaciones que existan.

En conclusión es muy amplio el sistema de información que utiliza Bancolombia y en definitiva gracias a este es posible que las operaciones del banco sean coordinadas y controladas eficientemente. Debido a la magnitud de la cantidad de datos, es necesario actualizar y capacitar al personal para que los utilice de la manera indicada.